Zlepšite imidž firmy vďaka virtuálnemu sídlu - M2B v mesačníku Zisk manažment

Spektrum podnikateľov využívajúcich virtuálne sídla je podľa Ondreja Mizeráka, predsedu predstavenstva spoločnosti B2B pestré. „Medzi najväčšie výhody virtuálneho sídla môžeme považovať zníženie nákladov, získanie anonymity veľkého, vo väčšine prípadov priamo hlavného mesta. Taktiež ide o zvýšenie imidžu a dôveryhodnosti.“ Predsa len, sídlo spoločnosti na dobrej adrese v Bratislave pôsobí na klientov alebo obchodných partnerov dôveryhodnejšie, ako sídlo v rodinnom dome v malej neznámej obci, prípadne sídlisku či byte.

Virtuálne služby zažívajú v poslednom období boom a má to podľa názoru Ondreja Mizeráka dva dôvody. „Táto služba sa počas predchádzajúcich 15 rokov dobre etablovala na slovenskom trhu. Poznajú ju nielen podnikatelia, ale aj úrady. Teda virtuálne sídlo nie je vnímané ako niečo nové, neoverené, nepreskúmané, ale ako štandardná etablovaná služba, ktorá podnikateľovi prináša viacero výhod.“ Tiež sa uvoľnili ľady: pribúda počet podnikateľov, ktorí virtuálne sídlo využívajú, ale i tých, ktorí takéto služby poskytujú. Prirodzene, pri výbere takéhoto virtuálneho sídla musíte byť dostatočne obozretní. 

K zriadeniu virtuálneho sídla na podnikanie potrebujete vaše identifikačné údaje, či už ako fyzická alebo právnická osoba. „V podstate nám stačí uviesť IČO a DIČ, ostatné si už vieme dohľadať. Taktiež je potrebné uviesť kontaktný email a telefónne číslo pre posielanie notifikácií o doručených zásielkach, prípadne kontaktnú adresu,“ dodáva Ondrej Mizerák. Kontaktná adresa slúži na to, aby prevádzkovateľ virtuálneho sídla vedel, kam vám má preposielať prevzaté zásielky v prípade, ak si nebudete pre poštu chodiť osobne.

Samozrejme, všetko závisí od interného nastavenia poskytovateľa daných služieb. „U nás v spoločnosti priamo komunikujeme s klientom. Pýtame sa ho, v akom biznise podniká, čo je dôvodom prechodu na virtuálne sídlo. Pozeráme si informácie o konateľovi a firmy na internete, či firma nie je napríklad považovaná za problémovú a nie je na ňu vyhlásený konkurz. Vtedy danú službu klientovi neposkytneme,“ objasňuje Mizerák. 

Virtuálne sídlo môžete vybaviť doslova za pár minút, všetko závisí od poskytovateľa a jeho štandardov. Na trhu existujú aj firmy, ktoré sú zamerané na kvantitu a je im jednu, akú firmu na adrese registračného – virtuálneho sídla umiestnia. Potom vznikajú virtuálne kancelárie s poplatkami pár eur... no so sídlami pre tisícky nekontaktných firiem... A práve to býva často v praxi problém. „Niekto vám dá sídlo na diaľku a je mu jedno, aká firma sa u neho usídli. U nás preferujeme osobné stretnutie, kde potrebné informácie odkomunikujeme. Ak sa súčasne so zmenou sídla mení obchodné meno, konateľ aj spoločník – spozornieme, či nejde o prevod zadlženej problémovej firmy. Žiaľ, z ponúk, ktoré bežne objavíte na internete, sme skôr výnimkou ako pravidlom,“ apeluje Ondrej Mizerák.  

Vyhliadli ste si vhodnú virtuálnu kanceláriu a chcete ju bez preverenia adresy či poskytovateľa využívať? Robíte chybu. Vhodné je na začiatok spísať zmluvu o tejto službe a v nej presne definovať, čo máte v cene zahrnuté. Ak vám niekto poskytuje príliš nízku sumu, spozornite. Ondrej Mizerák tiež odporúča dohodnúť si vopred osobné stretnutie s prevádzkovateľom a obhliadku priestorov. „Je to dôležité, aby ste zistili, v akej lokalite sa priestor nachádza i na aké využitie slúži. Lukrativita priestorov môže byť veľmi rozdielna, musíte byť veľmi pozorní.“  Niektorí poskytovatelia totiž ponúkajú aj zriadenie sídla v neznámom byte, čo môže byť pre váš biznis rizikom. Tiež je vhodné si skontrolovať, či je poskytovateľ služby priamo vlastníkom nehnuteľnosti alebo je v nej len v prenájme.

• Úspora nákladov: Väčšinou prenájom aj malých priestorov vás vychádza mesačne v stovkách eur. Do 100 eur mesačne môžete mať na kvalitnom virtuálnom sídle zápis v obchodnom registri, preberanie a skenovanie pošty plus ďalšie bonusy navyše, napríklad 5 hodín prenájmu zasadačky kvôli stretnutiu s klientom.
• Získate pozitívnu anonymitu: Mnohí klienti si chcú chrániť súkromie a to v pozitívnom slova zmysle. Najmä v menších mestách či obciach úspešné firmy často „vytŕčajú“ a bijú do očí úradníkom, ktorí ich často kontrolujú – obrat alebo zisk 100-tisíc eur v malom mesto pôsobí inak ako v Bratislave. Riešením je zmeniť sídlo do Bratislavy, kde firma so ziskami pár tisíc euro nikoho nezaujíma. Pokiaľ nežiadate o odpočty na DPH, na rozdiel od malého mesta je pravdepodobnosť náhodnej daňovej kontroly minimálna.
• Podporíte svoj imidž a dôveryhodnosť: Realita je taká, že aj sídlo firmy o vás niečo vypovedá, stále máme predsudky. Napríklad e-shop z Bratislavy pôsobí na koncových klientov dôveryhodnejšie ako sídlo z malej dedinky na východe Slovenska. Taktiež pri komunikácii so zahraničnými partnermi alebo pri uchádzaní o väčšie zákazky pôsobí firma z Bratislavy dôveryhodnejšie. Riešenie je jednoduché – virtuálne sídlo. Treba si len zvoliť správneho poskytovateľa, nemálo vám o ňom napovedia aj referencie klientov.

• Začínajúci podnikatelia: nízky poplatok im pomôže v začiatkoch, keď podnikania musia prekonať štartovaciu fázu. 
• „Zabehnutí podnikatelia“ pracujúci z domu: mať sídlo na lukratívnej adrese je dobrou voľbou napríklad pre architektov, projektantov, finančných agentov, i majiteľov eshopov.
• Podnikatelia z celej SR z dôvodu lepšieho image: týka sa to najmä klientov, ktorí robia medzinárodné obchody a preferujú lukratívnu adresu.
• Podnikatelia z celej SR z dôvodu úteku pred daňovým úradom: majitelia volia zmenu sídla na virtuálnu adresu do Bratislavy, kde nevyčnievajú a majú pokoj od štátnych úradníkov, keď výrobu a celú operatívu nechajú na pôvodnom mieste.
• Zahraniční klienti: ak potrebujú na tunajšom trhu otvoriť pobočku, ale biznis riadia zo zahraničia. 

1. Virtuálne sídlo musí byť kancelársky priestor

V zahraničí je samozrejmosťou, že virtuálne sídlo poskytujú len profesionálne spoločnosti, a to v nádherných reprezentatívnych kancelárskych priestoroch na dobrých adresách. Priestory virtuálneho sídla by mal vlastniť priamo poskytovateľ virtuálneho sídla, čo však býva skôr výnimkou.

2. Adresa sídla a reprezentatívnosť budovy, priestorov

Adresa sídla spoločnosti v okrajových častiach mesta, prímestských častiach alebo na uliciach, ktoré sú známe kriminalitou, nie sú práve ideálnym riešením. Rovnako budova, v ktorej máte sídlo, by mala byť reprezentatívnou novostavbou alebo zrekonštruovanou budovou, a nie monumentom predchádzajúcich režimov.

3. Deň otvorených dverí: konzultácia, predstavenie priestorov a systému práce

Ak uvažujete o zriadení virtuálneho sídla, dohodnite si vopred konzultáciu a navštívte priestory, o ktorých uvažujete. Každý seriózny poskytovateľ by vám mal odprezentovať jeho ponuku osobne a v priestoroch sídla.

4. Správa, preberanie, notifikácie a odovzdávanie pošty poskytované na 100 %

Štandardne je súčasťou služby zriadenia virtuálneho sídla i správa, preberanie, notifikácia o doručenej pošte, ako aj jej preposielanie a odovzdávanie. Informujte sa, či je na túto službu vyhradený konkrétny zamestnanec, žiadajte na neho kontakt. Notifikácia o doručenej pošte do 24 hodín od jej doručenia by mala byť samozrejmosťou.

5. Zabezpečené bezproblémové parkovanie

Ak preferujete preberanie pošty osobne, uistite sa, či sa v blízkosti virtuálneho sídla nachádza bezproblémové parkovanie. Oceníte to najmä pri preberaní pošty, ale taktiež aj pri využití prenájmu zasadacích priestorov pre rokovanie s klientom.  

6. Mesto, v ktorom je virtuálne sídlo zriadené: Bratislava je ideálna

Ak ste orientovaný na zahraničné trhy, optimálne je mať zriadené sídlo v hlavnom meste, v Bratislave. Zahraničný obchodný partner ho bude skôr poznať, ako niektoré z krajských miest.  

7. Výhodný balík: sídlo spoločnosti plus založenie firmy či zmena sídla so zľavou Väčšina spoločností, ktorá pôsobí v oblasti poskytovania služieb virtuálneho sídla, pôsobí aj v oblasti korporátnej agendy – teda zakladania firiem, respektíve zápisu zmien do obchodného 

Virtuálne sídlo, teda možnosť mať ako sídlo firmy v obchodnom registri zapísanú adresu poskytovateľa, býva často spojené s rôznymi doplnkovými službami. Ide napríklad o preberanie poštových zásielok – obyčajných prípadnej aj doporučených, notifikácie o ich doručení pošty, odosielanie zásielok na klientovu adresu, skenovanie zásielok prípadne obálok. Cenotvorba v tejto oblasti je podľa slov Ondreja Mizeráka pestrá. Ak si na to nedáte pozor, môže sa vám ponuka virtuálnej kancelárie pekne predražiť...  „Niektorí poskytovatelia uvedú cenu v ponuke „už od“ a následne si nechajú zaplatiť aj za notifikáciu o doručenej poste. Cena sa vie takto vyšplhať na dvoj či trojnásobok reklamovanej sumy. Naopak, iní poskytovatelia majú kompletný balík služieb a všetko v cene.“

Okrem týchto služieb býva najčastejším doplnkom možnosť prenájmu zasadačky na danej adrese na prípadné rokovania s klientmi. Respektíve si v nej viete vybaviť aj stretnutie so štátnymi úradníkmi či kontrolórmi. Niektoré spoločnosti orientované na zahraničných klientov zabezpečujú aj vytvorenie pevnej linky, preberanie hovorov v mene klienta a následne notifikácie o obdržaných dopytov zo strany klientov. Dopyt po týchto službách je však v praxi zatiaľ minimálny.